Il servizio Segreteria lavora a supporto della formazione della volontà degli organi istituzionali.
Redige le deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale, provvede alla loro numerazione, alla conservazione degli originali e alla pubblicazione.
Cura inoltre la tenuta delregistrodelle ordinanze e delle determinazioni dirigenziali, a cui attribuisce una numerazione progressiva, e assicura la conservazione dell’originale degli atti. Predispone inoltre le bozze dei Regolamenti dell’Ente e segue la procedura di pubblicazione.
La Segreteria svolge anche funzioni di segreteria per il C.U.V. (Consorzio Urbanistico Volontario per Malpensa).
Assiste la Commissione Statuto, commissione consiliare permanente che si occupa dello studio preliminare degli statuti e dei regolamenti del Comune finalizzati a disciplinare le modalità di esercizio delle funzioni comunali.
In occasione di iniziative di legge popolare o di referendum, presso l’ufficio segreteria sono generalmente depositati i relativi moduli per la raccolta delle firme.
Altre competenze sono:
Gestione sinistri (responsabilità civile per danni a terzi derivanti da beni di proprietà comunale o dei quali il Comune ha in carico la manutenzione, sinistri stradali che vedono coinvolti automezzi di proprietà del Comune). Ricezione denunce di sinistro, verifica della completezza della documentazione, richiesta eventuali integrazioni all’interessato, richiesta relazioni sul caso agli uffici competenti, trasmissione all’Assicurazione, gestione rapporti con le controparti.
Assicurazioni automezzi e responsabilità amministrativa/patrimoniale degli Amministratori e dipendenti.Pratiche di tutela legale.Aggiornamento libro-matricola.
Redazione e registrazione contratti d’appalto in forma pubblica amministrativa o di scrittura privata autenticata, convenzioni con enti pubblici o privati per la gestione di beni/servizi.Tenuta raccolta atti notarili. Formazione e conservazione repertori e raccolte atti a rogito del Segretario Generale. Adempimenti statistici inerenti la normativa anti-infiltrazioni mafiose nella P.A. mediante predisposizione ed invio Mod.GAP alla Prefettura; nonchè invio statistiche alla Funzione Pubblica delle determinazioni che tengono luogo di formale contratto eccedenti la soglia di € 10.329,14. Partecipazione alle commissioni di gara per l’affidamento di lavori/forniture per la valutazione inerente alla regolarità della documentazione amministrativa.
Redazione scritture private semplici, contratti d’affitto di immobili di proprietà comunale, registrazione all’Agenzia delle Entrate e adempimenti annualità successive alla prima.
Tenuta e aggiornamento registro delle scritture private e Albo delle Associazioni.
Gestione convenzioni in cui è parte il Comune, con eventuale registrazione all’Agenzia delle entrate. Tenuta ed aggiornamento registro delle Convenzioni.
Attività amministrativa concernente la gestione delle liti e passive in cui è parte il Comune (redazione atti di costituzione in giudizio, costituzione di parte civile, rapporti con gli Avvocati e con le controparti, ecc).
Gestione impegni, acquisti e liquidazioni per gli Uffici Segreteria e Affari Generali.
Segreteria del Capo Area Socio-Amministrativa.
Gestione adempimenti obbligatori in materia di Privacy (aggiornamento annuale Documento Programmatico per la Sicurezza, approvazione piano sicurezza carta d’identità elettronica e archivio, corsi annuali di formazione del personale).
Informativa e consulenza interna agli uffici in materia di diritto di accesso ex L. 241/90 e successive modifiche e diritto alla Privacy (D.L.gs 196/2003)
