Il servizio di protocollo si occupa della registrazione di tutta la corrispondenza sia in arrivo che in partenza dal Comune. I cittadini che intendono far pervenire una comunicazione o una richiesta ad un ufficio comunale, possono consegnarla direttamente allo sportello dell’ufficio protocollo che provvederà ad assegnargli un numero progressivo, certificandone la data di registrazione, nonché a consegnarlo al servizio cui è destinato il documento.
Il servizio di archivioprovvede alla conservazione dei documenti relativi a procedimenti amministrativi già conclusi presso l’archivio di deposito o, se la pratica si è conclusa da oltre 30 anni, presso l’archivio storico. Chi fosse interessato a prendere in visione ed avere copia di un documento depositato nell’archivio storico deve seguire una particolare procedura.
Innanzitutto è necessario compilare un apposito modulo, disponibile presso il Comune, indirizzato alla Soprintendenza Archivistica lombarda, a cui va allegata la fotocopia della propria carta d’identità. Una volta completata e sottoscritta, la richiesta va consegnata all’ufficio protocollo-archivio del Comune, che provvederà ad inoltrarla alla Soprintendenza. Tale ente rilascerà o negherà l’autorizzazione alla consultazione dei documenti. Sarà cura del Comune comunicare tempestivamente l’esito dell’istanza all’interessato.
